За оцінками McKinsey, до 2030 року компанії оперуватимуть удесятеро більшою кількістю даних у порівнянні з 2020. Частина цієї інформації все ще «циркулює» в компаніях у паперовому вигляді.
Чи знаєте ви, скільки часу ваші менеджери витрачають на пошук потрібного паперового документа? А скільки доводиться чекати, доки потрібна довідка буде правильно оформлена, погоджена та підписана? Скільки грошей компанія щороку витрачає на створення, обробку та зберігання паперової документації?
Безпаперовий офіс — один із ключових напрямів цифрової трансформації. Компанії, що впровадили цей підхід, працюють ефективніше, легше масштабуються та швидше адаптуються до змін.
Які тренди визначатимуть майбутнє безпаперового офісу? І як це працює в українських бізнес-реаліях? Розбираємось разом.
Як автоматизація документообігу змінює бізнес-процеси
За підрахунками Adobe, середньостатистичний британський офісний працівник використовує близько 10 000 листів A4 на рік. Якщо ваші колеги все ще витрачають години робочого часу на заповнення довідок «від руки» та тривале погодження договорів, то ваш бізнес тоне в паперовій рутині, гаючи час і ресурси.
Сьогодні все більше компаній обирають цифрові рішення, що дозволяють автоматизувати всі етапи роботи з документами — від створення й обміну до підписання та зберігання. Автоматизація документообігу:
1. Економить час — погодження та підписання документів займає лічені години, а не дні;
2. Зменшує витрати на друк, доставлення, архівування й інші застарілі паперові операції;
3. Підвищує прозорість і доступність — працівники та керівники мають миттєвий доступ до документації з будь-якої локації та в будь-який потрібний момент;
4. Посилює безпеку та мінімізує людський фактор — цифрові рішення забезпечують надійний захист від втрати даних і несанкціонованого доступу.
За даними Statista, найактивніше цифрові інструменти для роботи з документами впроваджують у відділах продажів (62%), маркетингу (57%), фінансів (53%) та IT (41%).
Хмарні рішення — ключовий елемент безпаперового офісу
Хмарні рішення дозволяють компаніям відмовитися від фізичних серверів і паперових архівів і перевести всі документи та робочі процеси в цифру. Інтеграція хмарних сховищ в екосистему бізнесу дозволяє працівникам миттєво отримувати доступ до потрібних документів, безпечно обмінюватися даними, пришвидшує погодження документів і прозорість операцій.
Централізація даних у хмарі дозволяє отримувати доступ до документів відповідно до визначених ролей і політик. Такі рішення легко інтегруються з системами електронного документообігу, CRM, ERP й іншими продуктами, які використовує бізнес. А багаторівневий захист гарантує відповідність міжнародним і галузевим стандартам безпеки.
Переваги переходу до безпаперового офісу
Реалізація концепції Paperless Office — тривала й багатокомпонентна. Але переваги, які отримує бізнес, точно того варті. За даними опитування Statista, основними плюсами безпаперового офісу компанії вважають:
1. Прискорення обробки документів (55% респондентів);
2. Покращення взаємодії між працівниками та командами (54%);
3. Збільшення задоволеності клієнтів (47%);
4. Підвищення продуктивності працівників і економія часу (45%);
5. Зменшення витрат на друк і зберігання документів (37%);
6. Зручне відстеження документів (36%);
7. Підтримання та/або збільшення доходу (35%) тощо.
Як безпаперовий офіс розгортається в українських реаліях
Один із наймасштабніших кейсів на українському ринку — автоматизація документообігу для Групи ДТЕК, яку впроваджували експерти MODUS X.
Реалізація проєкту у найбільшому енергетичному холдингу країни охопила понад 60 000 працівників, зокрема й на виробництві, та більше ніж 2 мільйони паперових документів щорічно.
Завдяки автоматизації 90% документації Групи ДТЕК переведено в цифровий формат. Час обробки документів тепер займає не 29 днів, як раніше, а всього пʼять. А завдяки впровадженню електронного підпису працівники ДТЕК, зокрема й на виробництві, можуть отримати підписану довідку вже за 30 секунд після подання.
Що заважає компаніям перейти на безпаперовий офіс
Станом на 2020 рік, 72% підприємств все ще використовували паперові процеси разом із цифровими. Виключно цифрові процеси були впроваджені у 13% організацій (Forrester).
Пандемія коронавірусу та віддалений формат роботи активізували перехід, але багато бізнесів усе ще на початку шляху. Одні з основних перепон — технічні складнощі, збільшення витрат і опір змінам всередині компанії.
Розроблення та розгортання рішення, інтеграція з поточними бізнес-процесами, адаптація команд до нових процесів, просування безпаперової корпоративної культури — реалізація безпаперового офісу вимагає стратегічного підходу й відповідної експертизи. Бізнесу важко реалізувати такі масштабні трансформації власними силами, тому з цим завданням краще звернутися до технологічних компаній, які мають релевантний досвід у таких проєктах.
