6 основних кроків до Безпаперового офісу
Сьогодні час — це найцінніший ресурс бізнесу. І доки одні компанії днями оформлюють довідки та погоджують заяви на відпустку, інші — роблять це за лічені хвилини у кілька кліків.
За даними Fortune Business Insights, 46% працівників неефективно витрачають робочий час на паперові процеси. Автоматизація документообігу в рази скорочує зусилля на пошук, обробку та погодження документації. Але з чого розпочати впровадження безпаперового офісу в Україні? Розбираємо 6 основних кроків, як зробити цей перехід безпроблемним і ефективним.
Проведіть аудит паперових процесів
Перш ніж перейти на безпаперовий офіс, треба розуміти, які саме паперові процеси є в компанії і як вони впливають на динаміку роботи. Аудит допоможе все систематизувати, оцінити витрати й окреслити стратегію.
Основні кроки аудиту:
1. Інвентаризація паперових процесів. Які документи компанія обробляє в паперовому форматі: договори, первинна бухгалтерія, внутрішні звіти, службові записки, заяви, кадрова документація, архівні файли;
2. Оцінка можливості переведення паперового документа в цифровий (наприклад, чи можна перевести рахунки в електронну форму з КЕП);
3. Визначення відділів, які найбільше залучені в паперовий документообіг (HR, бухгалтерія, логістика тощо);
4. Оцінка прямих (закупівля паперу, техніки, комплектуючих) і непрямих витрат (витрати часу працівників і керівників на пошук, подання, розгляд, погодження, підписання, доставлення);
5. Перевірка на дотримання законодавчих вимог у галузі;
6. Документування результатів аудиту та створення плану переходу на безпаперовий офіс (відділи, процеси, технології).
Визначте ключові цілі переходу на безпаперовий офіс і KPI
Щоб процес не був хаотичним, потрібно чітко визначити цілі та ключові показники ефективності переходу.
Цілі повинні бути конкретними та вимірюваними, наприклад, «скоротити витрати на папір, друк і кур'єрське доставлення на 50% протягом першого року» або «скоротити час на узгодження заяв і довідок з 4 днів до 3 годин» тощо.
Наступний крок — визначення KPI, які відповідають цілям вашої цифрової трансформації. Це можуть бути, наприклад:
1. Відсоток переведених в електронний формат паперових документів;
2. Середній час підписання документа;
3. Щомісячні витрати на документообіг після впровадження рішення;
4. Кількість активних користувачів у цифровій системі документообігу тощо.
Оберіть рішення для електронного документообігу
З цим завданням краще звернутися до експертів із досвідом, оскільки від правильно автоматизованого документообігу залежить безперервність бізнес-процесів. Це база для безпаперового цифрового офісу.
Важливо, щоб обране рішення було адаптованим до цілей компанії, враховувало специфіку бізнесу та інтегрувалося з її інфраструктурою. Експерти MODUS X розробляють кастомізовані рішення для автоматизації документообігу на основі Creatio — однієї з найпотужніших платформ на ринку.
Це дозволяє нам створювати персоналізовані системи електронного документообігу, адаптувати їх під конкретні бізнес-процеси кожного замовника, інтегрувати з усіма поточними системами, які використовує бізнес, і забезпечувати повний супровід, консультування та технічну підтримку.
Один із проєктів, який ми реалізували, — автоматизація документообігу в найбільшому енергетичному холдингу України, Групі ДТЕК. Раніше компанія оперувала понад двома мільйонами паперових документів щорічно. Після автоматизації 90% цієї документації переведено в цифровий формат. Час обробки й узгодження документів скоротився з 29 днів до пʼяти днів, а завдяки електронному підпису керівники підписують документи всього за пів хвилини замість 8 хвилин, як це було раніше.
Цей кейс — найкраще підтвердження, що перехід на безпаперовий офіс в Україні виправданий і вигідний для компаній будь-якого розміру, навіть великих промислових підприємств, де 70% персоналу працює на виробництві.
Створіть план та поетапно інтегруйте нову систему в бізнес-процеси
Щоб упровадження цифрового офісу принесло реальну бізнес-користь, важливо інтегрувати його в поточні бізнес-процеси й екосистему (CRM, ERP, бухгалтерські програми, BI-системи, звіти тощо).
Інтеграція створює єдиний наскрізний цифровий простір, в якому команді більше не доведеться вручну переносити дані, витрачати час на пошук потрібних документів і стикатися з невідповідностями у різних базах даних.
Перехід на безпаперовий офіс може бути тривалим, болісним і складним, адже це не просто встановлення нового софту, а масштабна перебудова бізнес-процесів.
Під час таких стратегічних трансформацій важливо мати покроковий план інтеграції. Ця дорожня карта враховує етапність, відповідальних осіб і контрольні точки, щоб компанія могла підтримувати безперервність бізнес-процесів і сервісів.
Починати краще з пілотного впровадження, наприклад, у вибраному підрозділі (логістика) чи конкретному процесі (автоматизація погодження договорів). А вже потім поступово розгортати рішення на весь бізнес. Це дозволить оцінити рішення в роботі, за потреби внести коригування й масштабуватись без зайвих помилок і стоперів.
Організуйте навчання команди та просувайте культуру безпаперового офісу
Forrester повідомляє, що 72% підприємств уже у процесі трансформації, але поки що використовують паперові процеси поряд із цифровими. Це зумовлено зокрема й опором до змін на різних рівнях компанії.
Стейкхолдерам проєкту важливо «закохати» команду в новий інструмент. Люди повинні розуміти його цінність: навіщо потрібна нова система, як це спрощує їхню роботу та впливає на результати відділу й компанії.
Безпаперовий офіс — це не тільки про систему. Це про культуру в компанії. Адже навіть найкраща система автоматизації не забезпечить потрібного результату, якщо команда не готова й не хоче працювати в новому цифровому середовищі.
Для легкого та плавного переходу на безпаперовий офіс на початкових етапах працівникам потрібна підтримка й навчання. Чітко комунікуйте цінність переходу: зменшення рутини та ручних операцій, швидкий доступ до документів, зниження ризику помилок, покращення взаємодії.
Безпаперовий офіс повинен розпочинатися з топменеджерів. Лідерство з боку керівників й активізація «амбасадорів» у різних відділах і командах дозволить мʼяко поширити культуру безпаперового документообігу на всіх працівників.
Аналізуйте й оптимізуйте процес
Компанія не стоїть на місці, бізнес-процеси та технології еволюціонують, у користувачів можуть зʼявлятися нові потреби. Тому важливо постійно аналізувати ефективність документообігу, щоб вчасно виявляти вузькі місця та знаходити рішення для підвищення продуктивності.
Регулярно переглядаючи KPI, відстежуючи прогрес і збираючи фідбек від команди, можна досягти ще більшої оптимізації, наприклад, в маршрутах узгодження документів чи впровадженні нових інтеграцій, що полегшують роботу.
Безпаперовий офіс — це не просто впровадження нових програмних продуктів. Це своєрідна трансформація корпоративної культури, яка дозволяє працювати ефективніше та швидше ухвалювати рішення. Команда MODUS X може взяти на себе всі етапи переходу на безпаперовий офіс — від виявлення потреб і створення paperless-стратегії до впровадження кастомізованого рішення, навчання й підтримки.
Переходьте на цифровий офіс. Що менше паперової тяганини — то більше часу на дійсно важливі задачі й ініціативи!
