Кадровий документ часто називають електронним, хоча його маршрут не змінився. HR готує файл у Word, друкує, збирає підписи, сканує і завантажує назад. До старого процесу додається кілька технічних дій, а пошук версії та статусу залишається ручним.
У 2026 році в компаній з'явилася додаткова причина довести цей маршрут до кінця: правила електронного документообігу офіційно поширили на трудові відносини.
Що саме змінилося
З 1 травня 2026 року набрав чинності наказ Мінекономіки від 26.03.2026 № 4408, яким розширено застосування електронного документообігу у сфері трудових відносин. Раніше відповідний Порядок регулював електронний документообіг лише у системі управління охороною праці.
Йдеться про Порядок, затверджений наказом Мінекономіки від 28.10.2021 № 839-21. Наказ розробила Держпраці.
Ключове формулювання нової редакції: Порядок регулює використання електронного документообігу у сфері трудових відносин, зокрема охорони праці, і є обов'язковим для всіх роботодавців, які прийняли рішення про його впровадження.
У цифровому форматі можуть використовуватися, зокрема: заяви працівників; накази та розпорядження роботодавця; документи щодо відпусток, відряджень, переведення, звільнення; документи з питань охорони праці; інші документи у сфері трудових відносин, ведення яких передбачено законодавством.
Головний нюанс: перехід добровільний, але починається з наказу
Це та деталь, яку в оглядах зазвичай пропускають, а вона визначає порядок дій.
Перехід на електронний документообіг є альтернативним варіантом. Роботодавець самостійно приймає рішення про його впровадження та оформлює це відповідним наказом або розпорядженням. Виконання положень Порядку стає обов'язковим для роботодавця тільки після того, як він прийме таке рішення.
Тобто КЕДО починається не з вибору системи, а з внутрішнього розпорядчого документа. Спершу компанія фіксує рішення і правила, і лише потім налаштовує маршрути в застосунку. Якщо зробити навпаки, процес працюватиме без нормативної основи.
Нормативну рамку для самих документів і підписів задають Закон України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» і Закон України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Перелік документів, види підпису, строки зберігання та винятки для конкретної компанії визначають її юристи. Універсального сценарію для всіх кадрових документів немає.
Електронний документ це ще не електронний маршрут
Надіслати PDF поштою простіше, ніж передати папку через кілька кабінетів. Але хтось усе одно має визначити погоджувачів, перевірити актуальну версію, нагадати про підпис, зафіксувати дату і перенести дані в облікову систему.
КЕДО починається там, де ці дії виконує система, а не людина. У документа з'являється автор, статус, версія, історія погоджень і визначене місце зберігання.
Тому перед автоматизацією варто прибрати зайві кроки. Якщо компанія переносить старі погодження в цифрову форму без перегляду логіки, вона отримує той самий складний процес на новому екрані. Детальніше цей механізм ми розібрали на прикладі відпусток у матеріалі «Ви вже перевели заяви на відпустку в онлайн. Чому швидше не стало».
Які документи переводити першими
Стартовий набір варто обирати за обсягом запитів, повторюваністю маршруту та кількістю ручних передач. Зазвичай у нього входять:
- заяви на відпустку, відрядження, переведення, звільнення та отримання довідок;
- накази з кадрових питань і ознайомлення працівників із ними;
- кадрові довідки та підтвердження для працівника;
- графіки відпусток, змінності та дистанційної роботи.
Не обов'язково запускати все одночасно. Один добре налаштований маршрут покаже, де бракує даних, хто затримує погодження і які винятки HR досі опрацьовує вручну.
Для пілота підходить процес із частими запитами і чіткими ролями. Відпустки зазвичай відповідають цим умовам, але остаточний вибір має спиратися на статистику конкретної компанії.
П'ять рішень, без яких маршрут зупиниться
Проблеми КЕДО рідко починаються з кнопки або форми. Зазвичай команда не домовилася про правила, які система має виконувати.
- У процесу має бути власник, який відповідає за правила та винятки.
- Організаційна структура, ролі й заміни погоджувачів мають бути актуальними.
- Для кожного виду документа потрібно визначити спосіб погодження, ознайомлення або підписання.
- Компанія має зафіксувати основну облікову систему та порядок обміну даними.
- Працівникам без корпоративної пошти й робочого комп'ютера потрібен окремий сценарій доступу.
Ці рішення потребують спільної роботи HR, юристів, ІТ, інформаційної безпеки та діловодства. Технічне налаштування саме по собі їх не закриє.
Чим підтверджується кожна дія
Заявка працівника, погодження керівника, ознайомлення з наказом і підписання документа мають різні наслідки, тому й підтверджуються по-різному. Компанія визначає це окремо для кожного виду документа у своїх внутрішніх правилах.
У DEEP передбачено накладання кваліфікованого електронного підпису фізичної та юридичної особи, зокрема через Дія.Підпис. Кваліфікований електронний підпис має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис або печатка, що закріплено Законом України № 2155 «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Практичний момент для компаній із великою часткою виробничого персоналу: цифровий підпис є не в усіх працівників. Крім Дія.Підпису, КЕП можна отримати в будь-якого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, зокрема в банках, які надають таку послугу фізичним особам. Умови варто уточнити в банку, з яким компанія вже працює.
КЕДО не має створювати другу базу працівників
Джерелом кадрових даних залишається облікова система компанії. Якщо КЕДО заводить власний довідник працівників, який HR оновлює вручну, ви додали роботи, а не прибрали.
У DEEP організаційна структура, працівники, посади, ліміти та дані для доступу оновлюються з облікової системи автоматично щодня. Заявки й документи передаються назад через API. Глибина автоматизації залежить від налаштування інтеграції на боці облікової системи.
Новий працівник отримує доступ після появи в кадровій системі, звільнений втрачає його разом з оновленням даних. ІТ не замінює систему обліку: DEEP інтегрується з наявними корпоративними системами, зокрема SAP, HRM та ERP. Середній час інтеграції та підключення сервісів — близько трьох тижнів.
Що показало впровадження в ДТЕК
100% охоплення персоналу, включно з виробничим персоналом без цифрового робочого місця. Близько 25 тисяч активних користувачів щомісяця в мобільному застосунку. 44 тисячі відпусток щокварталу оформлюються повністю в цифровому форматі без паперових документів. 2,5 тисячі цифрових довідок щомісяця без візитів до кадрового підрозділу.
Для іншої компанії конфігурація буде своєю: власні документи, маршрути, ролі та інтеграції. Платформа дає основу, а команда впровадження налаштовує її під фактичний процес.
Що перевірити на демонстрації
Презентація функцій мало що скаже про готовність системи до вашого процесу. Попросіть провести один документ від початку до кінця і показати сім речей:
- Звідки надходять дані про працівника, посаду та організаційну структуру.
- Як змінюється маршрут за відсутності керівника або після кадрових змін.
- Які способи погодження, ознайомлення та підписання доступні для різних документів.
- Як працівник без корпоративної пошти отримує доступ до заявки й документа.
- Як система обробляє повернення на доопрацювання, відмову та інші винятки.
- Де зберігаються історія дій, версії, підписи та квитанції перевірки.
- Як готовий результат потрапляє до облікової системи та архіву.
Відповіді покажуть, чи система справді закриває ваш маршрут, чи лише додає новий інтерфейс до старих ручних дій.
Коротко
Чи обов'язково переходити на електронний кадровий документообіг?
Ні. Перехід є альтернативним варіантом: роботодавець самостійно приймає рішення і оформлює його наказом або розпорядженням.
З чого почати?
З внутрішнього розпорядчого документа про перехід і затверджених правил: перелік документів, маршрути, види підпису, порядок ознайомлення та зберігання. Налаштування системи йде після цього.
Які документи можна вести в цифрі?
Заяви працівників, накази та розпорядження роботодавця, документи щодо відпусток, відряджень, переведення, звільнення, документи з питань охорони праці та інші документи у сфері трудових відносин, ведення яких передбачено законодавством.
Чи треба міняти облікову систему?
Ні. DEEP працює поверх наявної системи і обмінюється з нею даними через API.
Який підпис використовувати?
Кваліфікований електронний підпис, зокрема через Дія.Підпис. Конкретний перелік способів для кожного виду документа компанія фіксує у своїх внутрішніх правилах.
Скільки триває впровадження?
Середній час інтеграції з наявними системами близько трьох тижнів.
Пройдіть один маршрут на своїх даних
На демонстрації команда MODUS X проведе повний маршрут на прикладі вашого документа: від заявки працівника до погодження, підписання та передачі результату в облікову систему. Почати варто з процесу, який зараз створює найбільше ручної роботи.
Заплануйте демонстрацію за посиланням.
